Marco Normativo vigente en Colombia:

Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 1074 de 2015
Ley 1266 de 2008 (Ley Estatutaria de Habeas Data)
Circular 002 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Objetivo
    Establecer los lineamientos para el tratamiento y protección de los datos personales recolectados, procesados, almacenados, usados, actualizados y suprimidos por la empresa en sus transacciones con clientes, proveedores, empleados, aliados y demás personas naturales, en cumplimiento de la legislación vigente en Colombia sobre habeas data.
  1. Alcance
    Aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, utilizados y tratados por la empresa en el desarrollo de sus actividades del portafolio de servicios y obliga a todos los empleados, sus administradores, contratistas, aliados, practicantes y terceros de la organización, o que obren en nombre de Helmok Asesores BIC S.A.S., a su estricto cumplimiento.
  1. Responsable del Tratamiento
    La empresa HELMOK ASESORES BIC S.A.S. identificada con NIT 901.795.729-1, con domicilio en Medellín-Colombia, CR 70ª   No. 45E 50, será responsable del tratamiento de los datos personales.
  1. Finalidad del Tratamiento
    Los datos serán utilizados para:
    • Brindar servicios de asesoría financiera, tributaria, contable y afines.
    • Cumplir con obligaciones contractuales, legales y fiscales.
    • Gestionar la relación comercial y de servicio al cliente.
    • Enviar información técnica, comercial o publicitaria relacionada con los servicios ofrecidos.
    • Realizar análisis estadísticos o de riesgo financiero, con fines internos.
  1. Datos Tratados
    Se podrán recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos:
    • Información de identificación: como nombre, cédula, firma.
    • Datos de contacto: domicilio, establecimientos, teléfonos, correos electrónicos, página web, entre otros.
    • Información financiera, tributaria, fiscal y laboral.
    • Datos sensibles previa autorización expresa, cuando aplique, como por ejemplo publicaciones, imágenes, logos, difusiones en redes sociales.
    • Información de pagos como cuentas bancarias o datos referentes a tarjetas para pago.
    • Información técnica, como la dirección IP, tipo de navegador y sistema operativo.
  1. Recolección de la información de Helmok Asesores BIC S.A.S:
    • Almacenamiento físico o virtual de Hojas de Vida de empleados y candidatos
    • Almacenamiento de información de contratistas, proveedores, clientes, aliados o vinculados por razones contractuales.
  1. Uso o gestión de la información
    • En la prestación de servicios de asesorías corporativas.
    • En la comunicación de ambas direcciones relacionadas con asesorías, documentos necesarios como soportes, respuesta de preguntas, envío de informes.
    • En la evaluación del servicio de nuestra página web para aplicar mejoras y en la caracterización de nuestros usuarios.
    • La formación y capacitación de los usuarios de la información será un complemento fundamental de esta política.
  1. Información compartida con terceros
    • Toda información receptada se comparte internamente entre funcionarios de Helmok Asesores BIC S.A.S. con la finalidad de garantizar un buen servicio, no tenemos ningún propósito comercial que conlleve a venta, arrendamiento, compartir información con terceros.
    • La información obtenida en desarrollo de las actividades propias de la empresa, en todo caso su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo los criterios del marco jurídico colombiano.
  1. Difusión de información corporativa
    • Producimos de manera constante información aprovechable en el desarrollo empresarial, en el cumplimiento de normas legales, en la formación de pensamiento crítico empresarial, algunas veces informativa, de análisis y contexto, a través de diferentes canales de comunicación.
  1. Derechos del TitularLos titulares podrán:
    • Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
    • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
    • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
    • Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
  1. Medidas de SeguridadLa empresa implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para proteger los datos personales y evitar su pérdida, uso indebido, adulteración, consulta, acceso no autorizado o fraudulento.
  1. Autorización del TitularLa recolección y tratamiento de los datos estará sujeta a la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos legalmente exceptuados.
  1. Transferencia y Transmisión de DatosNo se compartirán datos personales con terceros sin autorización del titular, salvo por obligación legal o requerimiento de autoridad competente. En caso de transmisión internacional, se garantizará que el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección.
  1. Canales de AtenciónEl titular podrá ejercer sus derechos y realizar consultas o reclamos mediante los siguientes canales:
    • Envío de petición escrita: CR 70 A 45 E 50 Piso 3
    • Correo electrónico: [email protected]
    • Dirección física: Carrera 70 A   No. 45 E 50 Piso 3
    • Teléfono: Celular 333 222 12 32
    • Dispondrá la empresa de un plazo de 15 días para atender requerimiento
  1. VigenciaEsta política entra en vigor a partir del primero (1) de febrero del año dos mil veinticuatro (2024) y podrá ser modificada en cualquier momento, informando oportunamente a los titulares de los cambios relevantes.