1. PRESENTACIÓN Y OBJETIVO

Helmok Asesores BIC S.A.S. es una organización estructurada, basada en principios corporativos que propende por generar confianza en todos los terceros con quienes interactúa. Busca intencionadamente un comportamiento ético, espera ser reconocida como una empresa que piensa y actúa con transparencia, pertenencia, respeto, integridad y servicio hacia empleados, clientes, proveedores, accionistas, contratistas, entes gubernamentales y aliados.

El objetivo de la elaboración del Código de Ética y Conducta será guiar el actuar profesional, legal y personal de todos los colaboradores, directivos, contratistas y aliados estratégicos, garantizando al integridad, transparencia y responsabilidad en la prestación de servicios de asesoría financiera, tributaria, laboral, legal, fiscal, cambiaria, entre otras necesidades corporativas. El Código de Ética y Conducta requiere el compromiso personal irrestricto de todo los integrantes directivos, ejecutivos, empleados, contratistas, para su observación y debida aplicación.

2. PROPÓSITOS Y VALORES CORPORATIVOS

  2.1 Propósitos

    • Helmok Asesores BIC S.A.S. tiene el propósito de ser un aliado estratégico de sus clientes, mediante un asesoramiento eficiente que conlleve al desarrollo empresarial y la adopción de estrategias que aseguren la continuidad de la organización y garanticen los resultados esperados.

2.2 Valores Corporativos

    1. Servicio y Humildad: Servimos con amor y empatía, reconociendo el valor de cada persona.
    2. Calidad y Excelencia: Trabajamos con dedicación, dando lo mejor de nosotros con espíritu de mejora continua.
    3. Integridad y Confianza: Cumplimos con ética, transparencia y coherencia.
    4. Trabajo en Equipo y Liderazgo: Valoramos la unidad, lideramos con el ejemplo y servimos a los demás.
    5. Profesionalismo y Disciplina: Actuamos con responsabilidad y orden, buscando la excelencia.
    6. Innovación y Crecimiento Continuo: Fomentamos la creatividad y aprendizaje constante.
    7. Comunicación Efectiva y Asertividad: Comunicamos con claridad, respeto y oportunidad.

3. RELACIONES CON EL ENTORNO

  3.1 Con los clientes

    • En la relación del equipo de trabajo de Helmok Asesores BIC S.A.S. con los clientes, se distinguen una atención profesional, oportuna y respetuosa, suministrando información precisa, clara, entendible.
    • Ante las solicitudes, sugerencias, requerimientos, reclamos de los clientes, todos los colaboradores darán información exacta de los derechos que el asisten y los canales a través de los cuales puede presentarlos a la empresa.
    • En Helmok Asesores BIC SAS se busca la satisfacción de los clientes y mantenemos un firme compromiso de mejoramiento continuo que lleve a los más altos estándares de calidad en el servicio. Ofrecemos un trato equitativo y honesto a todo el grupo de clientes en las diferentes líneas de negocio.

  3.2 Con los accionistas

    • Las relaciones de la empresa con sus accionistas se llevan con estricto cuidado de las normas vigente en Colombia y con estricto cumplimiento a lo establecido en los Estatutos Sociales, en las Actas de Asambleas.
    • El compromiso con los accionistas es mantener la viabilidad de la empresa, cuidar sus inversiones y proyectar beneficios económicos en su operación.

  3.3 Con los empleados

    • En Helmok Asesores BIC SAS, consideramos que las personas vinculadas son el más valioso y destacable recurso de la organización y busca que cada empleado sea respetado en su dignidad y que el ambiente laboral que se propicia sea de su mayor agrado, además que encuentre en la organización oportunidades de desarrollo personal, profesional y financiero, nos comprometemos a respetar la individualidad de cada persona.
    • La empresa espera que las habilidades, hábitos y convicciones en el ser garanticen óptimos resultados en el hacer y que la conducta personal del empleado conlleve a mantener la reputación de la entidad corporativa.
    • Todos los jefes y directivos vinculados a la administración deben actuar con justicia y equidad, protegiendo el interés común de los empleados y salvaguardando los intereses de la compañía.
    • En su conjunto la empresa aplica los siguientes objetivos:

Objetivos internos:

      1. Respeto a los derechos humanos.
      2. Respeto a la diversidad.
      3. Prohibición de discriminación y acoso.
      4. Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.
      5. Objetivos retadores basados en resultados.
      6. Equidad en procesos laborales.
      7. Prohibición de violencia en el trabajo.
      8. Protección de información confidencial.
      9. Compromiso con la excelencia en el servicio.
      10. Devolución de información confidencial al finalizar la relación laboral.

  3.4 Con autoridades y entes de control

    • Las relaciones de empleados, directivos y contratistas, en ejercicio de sus funciones, con las entidades del Estado colombiano, entes gubernamentales, entes de control, deben distinguirse dentro del marco de la Ley, con respeto, espíritu de servicio y colaboración y bajo los principios establecidos en este Código de Ética y Conducta.

  3.5 Con los proveedores

    • La empresa busca seleccionar a sus proveedores de bienes o servicios, destacando su idoneidad, su experiencia, sus ventajas competitivas, la calidad de sus bienes y servicios.
    • Toda contratación se fundamenta de manera objetiva en criterios técnicos, profesionales, transparentes y éticos.
    • Helmok Asesores BIC SAS, buscará en sus proveedores cuyas prácticas empresariales respeten la dignidad humana, cumplan lo normado y no pongan en peligro la reputación de la organización.
    • La empresa aplica medidas mínimas de control interno dentro de su gestión del riesgo.

  3.6 Frente a la sociedad y competidores

    • En Helmok Asesores BIC SAS siempre que tengamos que referirnos a productos y servicios de la competencia, debemos evitar comentarios despectivos, descalificativos, ofensivos y sólo nos referiremos a ellos en forma justa, objetiva y completa.
    • Todos los empleados y directivos se abstendrán de hacer afirmaciones o comentarios que puedan afectar la imagen de los competidores ante terceros. Deberán aplicar los criterios de sana y libre competencia en los mercados.
    • En Helmok Asesores BIC SAS se compite abiertamente en el mercado, destacando las bondades y características de los servicios que ofrecemos, damos a conocer aspectos relacionados con calidad, calidez, oportunidad, precio justo, pensamiento crítico y estratégico.

  3.7 Frente a la sostenibilidad y medio ambiente

    • Somos una empresa BIC y ello nos compromete con el cuidado del medio ambiente y la destinación de recursos para contribuir con ese propósito.
    • Todos los miembros activos de la empresa tienen el compromiso de conservar el medio ambiente, acorde a las estrategias de sostenibilidad de la empresa.

  3.8 Con los emprendedores

    • Helmok Asesores BIC SAS es una organización que desarrolla y mantiene políticas de formación, capacitación, asesoramiento a emprendedores en Colombia, brindando a ellos un servicio ágil, cercano, de contexto para las diferentes necesidades corporativas de este importante segmento de la economía, la empresa comprende y se compromete con su propósito misional de generar cultura empresarial en su entorno.

4. LINEAMIENTOS CORPORATIVOS DE ÉTICA Y CONDUCTA

  4.1 Negocios inteligentes

    • En Helmok Asesores BIC SAS, estamos comprometidos en llevar a cabo todos nuestros procesos de negocios bajo principios de austeridad.
    • Los colaboradores de la empresa harán uso eficiente de los recursos disponibles, conservando los activos en buen estado de funcionamiento, procurando maximizar su capacidad y prolongar su vida útil.

  4.2 Protección de los recursos y activos

    • La custodia y preservación de los activos será responsabilidad de todos y cada uno de los miembros del equipo interno y externo, no sólo de los bienes tangibles, también de los procesos, diseños, sistemas, tecnologías, estrategias de negocios, producidos de investigación, campañas promocionales, marcas, entre otros.
    • Todos los colaboradores tienen el deber de identificar cuáles bienes o derechos pueden ser más susceptibles de pérdida, daño o deterioro para implementar medidas adicionales de protección.
    • Los colaboradores de la empresa no deben hacer uso para fines personales de las herramientas de trabajo o de los elementos bajo su custodia.

  4.3 Buen uso de recursos informáticos

    • Usar y cuidar todas las herramientas informáticas de propiedad de Helmok Asesores BIC SAS o con derechos de uso por parte de la empresa y no cambiar su configuración sin autorización escrita.
    • Nadie dentro del equipo de trabajo podrá guardar, almacenar, distribuir, editar, grabar material de contenido ofensivo, racista, sexista, discriminatorio, terrorista o similar, asó utilizar software, hardware, videos, audios, música, juegos o información, sin licencia legal adquirida.
    • Los colaboradores tienen prohibido realizar copias de respaldo de la información que posea Helmok Asesores BIC SAS, salvo si están expresamente autorizados o hace parte fundamental de las funciones que cumple para la empresa.

  4.4 Donaciones y contribuciones

    • Los colaboradores no podrán realizar donaciones o auxilios en nombre de la empresa a partidos políticos, denominaciones religiosas, entidades sin ánimo de lucro, ONG, salvo las que hayan sido autorizadas por la administración.

  4.5 Participación en política

    • Cuando un colaborador elija participar en política, aportar, cooperar o dar su opinión, lo hará estrictamente a título personal y no a nombre de la empresa.
    • No podrá interrumpir la jornada laboral habitual para el cumplimiento de sus propósitos

  4.6 Derechos humanos

    • Helmok Asesores BIC SAS está comprometido con promover y respetar el reconocimiento de los derechos humanos y su aplicación, lo cual se manifiesta en las siguientes relaciones:
      • Clientes
      • Empleados
      • Accionistas
      • Contratistas
      • Practicantes
      • Proveedores
      • Entes gubernamentales
      • Entidades de control estatal
      • Comunidad
      • Entes certificadores
      • Directivos
    • Las personas son la esencia de nuestro existir como empresa, Helmok Asesores BIC SAS garantiza igualdad de oportunidades, sin tener en cuenta la raza, el color, la religión, el sexo, la nacionalidad, los antepasados, la ciudadanía, la edad, el estado civil, la discapacidad, el estado de gestación, la orientación sexual, la identidad de género, el domicilio, la entidad educativa en su formación, la información genética o cualquier otro aspecto protegido por la Ley.

  4.7 Normas de conducta

    • Brindar asesoría clara, veraz, oportuna y ajustada al marco legal colombiano.
    • Evitar cualquier promesa de resultados que no puedan garantizarse.
    • Mantener canales de atención al cliente éticos, respetuosos y diligentes.
    • No usar o divulgar indebidamente información confiada por los clientes.
    • Actuar en estricto cumplimiento de normas tributarias, laborales, fiscales, legales colombianas
    • Todos los colaboradores firman un compromiso de aceptación del Código de Ética y Conducta.
    • La empresa hace capacitaciones pertinentes con el presente código para informar, permitir la comprensión y establecer planes de mejora continua a este Código.

5. CONFLICTOS DE INTERÉS

      • Todos los colaboradores de Helmok Asesores BIC SAS tienen la responsabilidad de declarar cualquier interés particular, financiero o no financiero que pueda entrar en conflicto con su función dentro de la compañía.
      • Los colaboradores deberán rechazar todo obsequio, regalo, bonos, servicios, descuentos o entretenimiento brindados por quienes son proveedores, en cualquier caso, deberán estar expresamente autorizado por el jefe de área.
      • Los familiares de los colaboradores de Helmok Asesores BIC SAS no podrán trabajar dentro de la compañía para no afectar el desempeño de su trabajo y la relación laboral entre ellos y la compañía.
      • Al no poder describir todas las situaciones que se presenten y puedan tipificarse como conflictos de interés, Helmok Asesores BIC SAS, confía en la transparencia, compromiso, buen criterio y buena fe de sus colaboradores, como elemento esencial para el manejo de sus asunto personales y profesionales y para el manejo de las situaciones que conlleven conflicto de interés.
      • Todos los colaboradores internos y externos de la empresa tenemos el llamado de actuar con honestidad, transparencia y ética, buscando siempre la protección del interés de la compañía.

6. COMITÉ DE ÉTICA Y CONDUCTA

Helmok Asesores BIC SAS cuenta con un Comité encargado de velar por el cumplimiento del Código. Se compone de:

    • Representante legal
    • Gerente de RRHH
    • Gerente comercial
    • Miembro de administración financiera
    • Representante de los empleados
    • Reuniones anuales o extraordinarias con acta de decisiones.

7. CANALES DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

Redes sociales

Participación personal, con las siguientes reglas:

    • Contenido coherente con los valores de la empresa.
    • Respetar a la audiencia.
    • Evitar hablar en nombre de la empresa sin autorización.
    • No emitir opiniones con implicaciones legales.

8. RÉGIMEN SANCIONATORIO

    • El incumplimiento genera sanciones según la ley laboral colombiana.
    • Las sanciones son proporcionales a la gravedad del hecho.
    • Pueden conllevar consecuencias penales o disciplinarias.

Este Código de Ética y Conducta se aprueba para su divulgación. Todos los colaboradores lo firman al primer (1) día de febrero de 2024.